Каждый имеющий компьютер имеет Word,
но не каждый имеющий Word умеет читать… Help.
Очень часто приходится наблюдать, как люди,
работающие с текстом не знают элементарных
удобств текстовых редакторов...
1
Имеющий отношение не только к Wordу.
Никогда и ни при каких обстоятельствах не создавайте ярлыки на документы! Только на программы. Иначе однажды вы передадите вместо нужного документа его ярлык. И тот, кому этот документ предназначен, не сможет им воспользоваться.
Совсем недавно мне принесли RTF документ, который на проверку был ярлыком и ссылался на папку Временные_файлы_Интернета! Естественно, три часа работы автора просто пропали.
Для избежания таких недоразумений возьмите за правило следующий порядок создания нового файла: в программе выберите в меню Open(Открыть) или нажмите Ctrl+O (все указанные здесь клавиатурные эквиваленты в англ. раскладке и одинаковы в большинстве Windows-программ). И сразу же сохраните его в нужное место Save(Сохранить) или Ctrl+S. Также не забывайте регулярно нажимать Ctrl+S, когда работаете с любыми файлами.
2
Настраивайте программы под себя!
Войдите в Сервис/Параметры и вы увидите очень много установок. Некоторые из них надо настроить под свои нужды и привычки.
В первую очередь обратите внимание на вкладку Расположение. Самый первый в списке – Документы нужно перенаправить в другое место -- туда где будут храниться все ваши документы. Желательно, что бы новый путь находился НЕ на диске С:/ ! Это даст вам шанс сохранить документы в случае краха и переустановки Windows. После этой операции открывая из WORDa файл или сохраняя его, вы сразу же попадаете в нужный вам каталог.
Также внимательно просмотрите вкладку Правописание. Посоветую только отключить Автоматические проверки орфографии и грамматики. И очень внимательно отнестись к выбору словаря. Включенная проверка тормозит работу, постоянно отвлекая звуковыми и визуальными сообщениями. Проще и надежнее запустить проверку в конце работы над документом. Кстати, почти во всех программах работающих с текстом и имеющим проверку правописания эта опция запускается по клавише F7.
Обратите внимание на закладку Пользователь.
Все остальные опции осваивайте самостоятельно в процессе изучения.
3
Настраивайте программы под себя!
Большинство пользователей никогда не задумывалось над простым фактом на каком языке написан документ. Многие считают, что это видно невооруженным глазом. Однако это не так. Помимо языка на котором мы читаем есть еще язык, который компьютер назначает документу. Иногда случается так, что русский документ проверяется по правилам английского или наоборот.
Чтобы такого не было в дальнейшем создайте новый документ. Зайдите в меню Сервис/Язык/Выбрать язык. По умолчанию там может стоять что угодно. Выберите Русский (или украинский, или тот который вам чаще нужен) и сделайте его используемым по умолчанию – просто нажмите кнопку По_умолчанию…
После этого зайдите в меню Сервис/Язык/Расстановка переносов и включите обе галочки. Чтобы эти установки остались навсегда (до тех пор пока вы не захотите их поменять
) сохраните ваш открытый и ПУСТОЙ документ как Normal.dot Для этого выберите Сохранить_как, в открывшемся окне, внизу из списка выберите Шаблон документа (*.dot). Если в верхнем окне не появился Normal.dot, то перейдите в каталог который указан в меню Сервис/Параметры/Расположение строка Шаблоны пользователя. И перезапишите файл Normal.dot. После этого, все новые документы будут выглядеть намного красивее – правый край текста станет более ровным, а сам текст будет более равномерным.
4
Иногда переносы автоматически расставляются не совсем правильно. Это происходит чаще всего в случаях, если используются несколько разных языков, в URL, в путях и пр. В таких случаях используйте знак "мягкого" переноса – Ctrl+-(минус, который правее 0 на основной части клавиатуры!) Минус на дополнительной части с Сtrl даст вам тире.
"Мягкий" перенос – это тоже знак, но невидимый, а становятся он видимым переносом только в конце строки, когда надо перенести слово. Во всех остальных случаях "мягкие" переносы не видны и не печатаются. Они могут проявиться только при копировании в другую программу.
Все други используемые в тексте символы, их коды и клавиатурные эквивалены вы можете узнать в меню Вставка/Символ…
5
Правила словесного движения.
Приучите себя к постоянному использованию клавиш Ctrl, Shift и Alt. Во многих программах инструменты с ними приобретают новые свойства. В текстовых редакторах эти кнопки помогают легко передвигаться по тексту.
Например:
На одно слово влево........CTRL+курсор влево
На одно слово вправо.......CTRL+курсор вправо
На один абзац вверх........CTRL+курсор вверх
На один абзац вниз..........CTRL+курсор вниз
В конец строки.................END
В начало строки...............HOME
В начало экрана..............Alt+Ctrl+Page Up
В конец экрана................Alt+Ctrl+Page Down
В конец документа...........Ctrl+End
В начало документа..........Ctrl+Home
А если при этом держать нажатым Shift, то фрагмент текста будет выделен.
Или например, выделив строку или несколько строк, с помощью Shift+Alt+курсор вверх/вниз можно передвигать выделенный фрагмент по тексту.
В любом случае для компьютерщика раздел HELPa под названием Сочетание_клавиш должен быть самым любимым.
6
Продолжение пятого
Иногда нужно выбрать из текста (прайса или таблицы) только колонку. Как правило, большинство начинают удалять в каждой строке ненужный текст и тратят на эту процедуру очень много време-ни. Однако это можно сделать очень просто – нажмите одовременно Shift+Ctrl+Alt и мышкой выберите нужную колонку или фрагмент текста. Скопируйте и вклейте этот текст в нужное место.
Если при выборе нужного текста захватывается и другой текст, то это можно решить с помощью табуляторов.
7
Специальная вставка
В некоторых случаях лучше не использовать стандартную вставку (Shift+Ins или Ctrl+V). Копируя из Интернета, чата, форума или HELPa мы получаем не только текст форматрованный по параметрам исходника, но и очень часто вклеиваем служебную информацию, которую приходится убирать вручную. В таких случаях лучше использовать Правка/Специальная_вставка/Неформатированный_текст. В документ вклеится только текст и больше ничего лишнего.
8
Замена -- очень мощный инструмент, которым многие не умеют пользоваться. Вот некоторые стандартные ошибки, которые встречаются практически во всех текстах взятых из Интернета или набранных непрофессионалами:
- Пробел до точки или запятой, а после может и не быть.
- Дефис (минус) вместо тире (правда большинство это не считает ошибкой
) - Лишние пустые строки, пробелы, и табуляторы.
- Абзацные отступы, сделанные с помощью пробелов.
- Использование неправильных знаков, например < и > вместо « и » ...
Введите заменить _ _ (два пробела) на один пробел и нажимайте Заменить все до тех пор, пока не увидите табличку "Не было произведено ни одной замены". И вы можете быть уверены, что в этом тексте нет лишних пробелов. Таким же образом можно заменить < на «, а > на » и многое другое.
Но есть более хитрые варианты. Проведите серию замен: запятая на запятая+пробел; пробел и запятая на запятая; два пробела на один пробел. И можете быть уверенны что вокруг запятых пробелы стоят правильно!
В нижней части по кнопке Специальный вы найдете многие спецсимволы которые дадут вам еще большую свободу.
Серия замен: несколько раз (до сообщения) два пробела на один пробел; символ абзаца и пробел на символ абзаца; несколько раз (до сообщения) два символа абзаца на один символ абзаца и вы можете гарантировать, что у вас нет лищних строк и нет пробелов в начале строк.
Используя Неразрывный пробел вы сделаете, например так, что сочетания типа 35 кг не будут разрываться на разные строки…
С помощью кнопки Формат вы сможете использовать при Замене и форматирование (курсив, полужирное и пр.)
Но самые интересные варианты получаются с подменой, когда нужное сочетание заменяется на какой-либо неиспользуемый символ, после проводится глобальная замена и опять вместо символа восстанавливается нужное сочетание. Это вы будете (или не будете
) придумывать в каждом конкретном случае.Главное при использовании Замены перед каждой операцией сохраняться, а после каждой операции перепроверять правильность своих действий. Еще лучше перед проведением сохранить копию исходного файла.
9
Если вам приходится часто работать с текстовыми документами, и регулярно исправлять и редактировать готовые документы изучите возможности такой опции, как Файл/Версии.
10
Если вы замечаете, что вам часто приходится делать однотипные операции, обратите внимание на такое мощное средство как макросы. Вы можете один раз записать все нужные действия, что бы в дальнейшем "за два тыка" повторять их в любое время.
Для начала вы сможете поэкспериментировать Сервис/Макросы/Начать_запись, а потом если возникнет желание сможете плавно перейти на программирование в Visual Basic для Worda. :unsure:
